Tầm nhìn chiến lược và bền vững của EVNNPC khi chuyển đổi số
03:05 | 22/11/2021
|
Vừa qua, Tổng công ty Điện lực miền Bắc (EVNNPC) đã tổ chức lễ công bố sản phẩm số hóa quy trình Tài chính kế toán và Kinh doanh và Dịch vụ khách hàng. Tại lễ công bố, lãnh đạo EVNNPC thông tin, việc số hóa thành công 2 quy trình nghiệp vụ, EVNNPC dự kiến sẽ tiết kiệm hơn 43 tỷ đồng một năm chi phí in ấn và nhân công; giảm 50%-80% thời gian thực hiện công việc, đồng thời EVNNPC còn tiết kiệm được 50.000 ngày công một năm; hơn 30.000m2 diện tích kho lưu trữ hồ sơ giấy.
EVNNPC đánh dấu mốc son quan trọng trên hành trình chuyển mình mạnh mẽ trong không gian số
EVNNPC: Sản phẩm số hóa quy trình Tài chính kế toán và Kinh doanh - Dịch vụ khách hàng. Kết quả của sự đồng lòng, đoàn kết vì một “ngôi nhà” chung
EVNNPC: Luồng gió mới trong chỉ đạo điều hành và kết quả sản xuất kinh doanh tháng 10
Ngoài ra, số hóa quy trình nghiệp vụ còn mang lại những hiệu quả không thể đo lường trong công tác quản trị doanh nghiệp tại EVNNPC như: các nghiệp vụ được thực hiện chuẩn xác; chuẩn hóa toàn bộ các mẫu biểu, hồ sơ, quy trình cập nhật, trình tự thủ tục… đảm bảo tính công khai, minh bạch, sự giám sát của các cấp quản lý trong từng công đoạn. “Số hóa quy trình cũng từng bước “phẳng hóa” giới hạn về không gian, vị trí địa lý giữa các phòng, ban, đơn vị, các địa phương, vùng miền…”, đại diện Tổng công ty cho hay.
Số hóa quy trình tài chính - kế toán
Tài chính - kế toán được EVNNPC xem là lĩnh vực quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp; cũng như liên quan đến tất cả lĩnh vực hoạt động của tổng công ty. Kiểm soát được khâu này sẽ giúp cho việc kiểm soát các bước, các thủ tục khác trong tổng công ty chặt chẽ hơn. Các số liệu của lĩnh vực tài chính - kế toán cũng sẽ là các cơ sở đầu ra và đầu vào cho những quy trình khác. Vì vậy, ngay từ năm 2019, EVNNPC đã chọn tài chính kế toán là lĩnh vực tiên phong trong số hóa các quy trình nghiệp vụ.
Là đơn vị tiên phong của EVN trong số hóa lĩnh vực tài chính kế toán, chưa có nhiều mô hình tương đồng để học tập kinh nghiệm nên quá trình triển khai gặp không ít khó khăn. Dù vậy, EVNNPC cho biết đã phối hợp với các đơn vị tư vấn có kinh nghiệm trong lĩnh vực chuyển đổi số để triển khai thực hiện… Với những giải pháp quyết liệt, đến nay, lĩnh vực tài chính - kế toán đã được số hóa đồng bộ, toàn diện. Tổng công ty đã chuyển đổi toàn bộ dữ liệu từ dạng vật lý sang dạng kỹ thuật số, bắt đầu từ khâu hợp đồng qua giai đoạn hoàn thành, nghiệm thu và kết thúc ở khâu thanh, quyết toán. Tất cả hồ sơ được các cá nhân tham gia quy trình cập nhật, kiểm soát và ký số nội bộ trên phần mềm, đồng thời chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ tài chính kế toán và ứng dụng công nghệ thông tin xây dựng phần mềm để áp dụng thống nhất trong toàn tổng công ty; khai thác dữ liệu trên phần mềm để lập các báo cáo quản trị phục vụ công tác điều hành của ban lãnh đạo.
Với việc số hóa thành công quy trình tài chính - kế toán với 6 quy trình nghiệp vụ: (Quy trình cấp phát, giải ngân, thanh xử lý, mua sắm, thanh toán điện mua ngoài, thẩm tra quyết toán), EVNNPC đã trở thành đơn vị đầu tiên của ngành Điện số hóa thành công lĩnh vực này. Tất cả các quy trình đều được tích hợp tối đa với phần mềm dùng chung HRMS, ERP, CMIS, IMIS… tạo sự thống nhất trong toàn tổng công ty và các đơn vị thành viên, đảm bảo vận hành thông suốt, có tính hệ thống và được kiểm soát chặt chẽ.
Bà Lưu Thị Thanh Thủy – Kế toán trưởng EVNNPC cho biết, chuyển đổi số đã giúp chuẩn hóa tài liệu, quy trình, tối ưu và tự động hóa hệ thống. Chuyển đổi số đồng thời xóa bỏ khoảng cách không gian, thời gian; từng cá nhân có thể thực hiện công việc mọi lúc mà nơi và theo dõi được quá trình luân chuyển hồ sơ. Đặc biệt, hệ thống tự động kết xuất dữ liệu tổng hợp phục vụ yêu cầu quản lý của ban lãnh đạo Tổng công ty.
Mặt khác, số hóa đã giúp các quá trình thực hiện từ tạo yêu cầu đến phê duyệt từ các cấp lãnh đạo nhanh hơn, chính xác, giảm thời gian trình ký, phê duyệt nội bộ, qua đó nâng cao năng suất lao động của các bộ phận. Điển hình, với quy trình giải ngân, trước đây để hoàn thành một bộ hồ sơ giải ngân từ đơn vị đến tổng công ty thường mất 10 - 14 ngày thì nay rút ngắn xuống 6 - 7 ngày, đồng thời tiết kiệm chi phí in ấn tài liệu, chi phí đi lại giữa đơn vị với tổng công ty…
Công khai - minh bạch khi số hóa quy trình kinh doanh
Cùng với lĩnh vực tài chính - kế toán, EVNNPC cũng số hóa thành công quy trình kinh doanh và dịch vụ khách hàng, đảm bảo sự công khai, minh bạch trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Tổng công ty này đang ký kết hợp đồng mua bán điện với hơn 250 nhà máy thủy điện nhỏ và 8.066 dự án điện mặt trời mái nhà. Trước đây, hợp đồng với các nhà máy sau khi ký kết vẫn phải lưu trữ dạng giấy tờ. Hàng tháng việc thanh toán làm thủ công bằng excel mất nhiều thời gian. Hiện nay, với việc số hóa Quy trình quản lý điện năng mua bán và thanh toán của các nhà máy điện IPP, việc quản lý điện năng mua bán và thanh toán, các hợp đồng mua bán điện, thông tin của các nhà máy diện, dữ liệu đo xa của các nhà máy… được cập nhật đồng bộ tự động vào chương trình. Sau đó, chương trình sẽ tính tiền mua điện hàng tháng, lập tờ trình thanh toán và tổ chức ký số luân chuyển hồ sơ thanh toán giữa các ban/đơn vị.
Việc số hóa cũng rút ngắn thời gian ký hồ sơ thanh toán cho khách hàng từ 3-5 ngày xuống còn một ngày, các hồ sơ thanh toán được ký số lưu trữ khoa học, thuận tiện, dễ tìm kiếm, tra cứu thông tin.
Hay việc số hóa quy trình thay công tơ định kỳ đã giúp EVNNPC tiết kiệm khoảng 3,5 tỷ đồng một năm chi phí in ấn biên bản treo tháo. Đồng thời, với khối lượng biên bản treo tháo hàng năm khoảng 1,8 triệu biên bản, tổng công ty có thể tiết giảm được gần 7.000 ngày công nhờ bỏ khâu cập nhật thông tin treo tháo từ biên bản giấy vào CMIS (thay vào đó sẽ cập nhật trực tiếp trên thiết bị điện tử và đồng bộ tự động vào hệ thống CMIS); không phải bố trí nhân công in ấn biên bản treo tháo.
Đặc biệt, khách hàng thực hiện các hợp đồng, biên bản trên môi trường mạng mà không cần gặp trực tiếp nhân viên điện lực; dễ dàng tra cứu các thông tin hợp đồng trên nền tảng Internet. “Việc số hóa đã từng bước thay đổi thói quen, giúp khách hàng làm quen với việc sử dụng các dịch vụ trực tuyến của ngành Điện trên môi trường số”, đại diện Tổng công ty cho hay.
Số hóa thành công 100% quy trình nghiệp vụ vào năm 2022
Bà Đỗ Nguyệt Ánh – Chủ tịch Hội đồng thành viên EVNNPC cho biết, 2021 là năm khởi đầu thành công Chương trình chuyển đổi số của Tổng công ty, với việc đưa vào vận hành chính thức các chương trình chuyển đổi số trong lĩnh vực tài chính kế toán, kinh doanh và dịch vụ khách hàng. Từ nay đến cuối năm 2022, Tổng công ty sẽ hoàn thành số hóa tất cả các quy trình nghiệp vụ còn lại, với mục tiêu đến cuối năm 2022 cơ bản trở thành doanh nghiệp số.
Cụ thể, trong năm 2021, EVNNPC sẽ tiếp tục hoàn hành số hóa quy trình kỹ thuật – an toàn – kiểm tra hiện trường và xử lý sự cố; năm 2022, số hóa các quy trình còn lại gồm công tác kế hoạch, quản trị văn phòng, quản trị nhân sự, quản lý đầu tư, quản lý đấu thầu, kiểm tra - thanh tra, truyền thông…
Trong quá trình chuyển đổi số, đại diện Tổng công ty cho biết khó khăn, thách thức là rất nhiều khi EVNNPC là đơn vị có khối lượng tài sản lớn, nhiều tài sản được tiếp nhận từ các tổ chức ngoài ngành Điện với công nghệ cũ, không đáp ứng được các yêu cầu kỹ thuật khi ứng dụng CNTT; trình độ CNTT của cán bộ công nhân viên không đồng đều; … nên các quy trình nghiệp vụ rất phức tạp. Tuy nhiên, Tổng công ty này xác định, việc số hóa quy trình sẽ tạo nên một hệ thống quản trị, trong đó, tất cả các bước đều được thực hiện trên môi trường số. Do đó, Tổng công ty sẽ triển khai đồng bộ, quyết liệt mọi giải pháp để cán đích, mục tiêu cơ bản trở thành doanh nghiệp số vào năm 2022, vận hành trong không gian số từ năm 2023.
